Beleid ten aanzien van bescherming van persoonsgegevens (Privacy Policy)

Psychologenpraktijk S.P.E.L Haarlemmermeer hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. S.P.E.L. Haarlemmermeer houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als S.P.E.L. Haarlemmermeer zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van patiënten

Persoonsgegevens van patiënten worden door S.P.E.L. Haarlemmermeer verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het uitvoering geven aan het behandelplan.
• Administratieve doeleinden.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het behandelplan en het kunnen indienen van de declaratie.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SPEL de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres, postcode, woonplaats, land;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Burgerlijke staat;
• Naam partner;
• Gegevens over gezondheid;
• Diagnose (volgens DSM-5);
• Burger Service Nummer (BSN, ook wel SoFi-nummer);
• Soort identificatiebewijs(ID-kaart, paspoort of rijbewijs) en het nummer daarvan;
• Verwijsbrief huisarts
• Zorgverzekeraar en zorgpolisnummer(s)
• Vragenlijsten;
• Testresultaten;
• Behandelplan.

Uw persoonsgegevens worden door S.P.E.L. Haarlemmermeer opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de behandeling en daarna de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het elektronisch patiëntendossier incl. beveiligde mail-service;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• E-health programma Therapieland
• Website van S.P.E.L. Haarlemmermeer

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Ook delen wij persoonsgegevens met de huisarts of de bedrijfsarts indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

S.P.E.L. Haarlemmermeer bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens S.P.E.L. Haarlemmermeer van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie (versleutelen) van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij en onze verwerkers maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Als op de Website van S.P.E.L. Haarlemmermeer

Privacy van uw dossier

Er bestaan een aantal wetten waarmee uw rechten als cliënt beschermd worden en waaraan hulpverleners zijn gebonden. Gz-psychologen hebben te maken met Wet Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG), de Wet Klachtrecht, de Wet Bescherming Persoonsgevens. Dit houdt onder meer in dat uw gegevens onder de privacywet vallen en dat alle informatie die uw psycholoog over u heeft vertrouwelijk is.

Wij zullen u om (schriftelijke) toestemming vragen voor informatie aan of overleg met uw huisarts. Als u hiertegen bezwaar heeft kunt u dat natuurlijk kenbaar maken, want er wordt niets overlegd als u dat niet wilt. Aan anderen, zoals Arbo-artsen of de directe familie, wordt eveneens alleen informatie over u verstrekt na uw uitdrukkelijke toestemming.

Van uw behandeling wordt een dossier bijgehouden, waarin alle belangrijke gegevens over de behandeling worden vastgelegd. U heeft recht op inzage in uw dossier en recht op een kopie van officiële verslagen en brieven. Er zijn hierbij wel beperkingen. U mag bijvoorbeeld, in het geval van relatietherapie, niet de gegevens inzien van uw partner, tenzij deze uitdrukkelijk toestemming geeft. Ouders mogen het dossier van hun kinderen, jonger dan twaalf jaar, inzien.

Tussen twaalf en zestien jaar kunnen zowel ouders als kind inzage krijgen; een kind kan wel bezwaar maken tegen inzage. Vanaf zestien jaar heeft cliënt een zelfstandig recht op inzage.

Mochten gegevens onjuist zijn, dan heeft u het recht om deze te laten verbeteren, aanvullen of verwijderen. Niemand anders dan u zelf en uw psycholoog mag uw dossier inzien. Indien een psycholoog binnen de psychologenpraktijk de behandeling geheel of gedeeltelijk overneemt, heeft deze ook inzage in uw dossier. Anderen mogen uw dossier alleen inzien, als u schriftelijk toestemming geeft. U kunt deze toestemming later ook weer blokkeren. Zelfs na het overlijden van een cliënt hebben derden geen recht op inzage in het dossier.

Het dossier is eigendom van de psychologenpraktijk en u kunt het dossier dus niet meenemen. U kunt wel een kopie krijgen van het dossier of van gedeelten van het dossier.
Na afloop van de therapie wordt het dossier, volgens de wettelijke eisen, gedurende vijftien jaar bewaard. Daarna wordt het vernietigd. Op uw uitdrukkelijk verzoek kan het dossier echter eerder worden vernietigd, tenzij dat in strijd is met de wet.

Diagnose en privacy

Als de huisarts een diagnose heeft gesteld wordt deze tijdens de intake overgenomen of opnieuw met u besproken. Tevens zal met u besproken worden dat we gegevens over de verandering van uw klachten meten via vragenlijsten en dat we deze doorsturen naar de DIS, een stichting die patiëntengegevens verzameld voor onderzoek. Ddeze gegevens worden geanonimieerd naar de DIS verzonden. U kunt hier echter bezwaar tegen maken. Indien u bezwaar heeft kunt u een privacy verklaring invullen en ondertekenen samen met uw behandelaar. Dit heeft geen gevolgen voor uw behandeling.

Beroepsgeheim

Zoals gezegd zijn wij gebonden aan ons beroepsgeheim. Wij verstrekken alleen informatie aan derden als u ons daar nadrukkelijk toestemming voor heeft gegeven middels uw handtekening.

Er zijn echter uitzonderlijke situaties, waarin wij ons beroepsgeheim moeten doorbreken. O.a. als er sprake is van huiselijk geweld, kinder- of ouderenmishandeling. Bij het doorbreken van ons beroepsgeheim en bij materiële controle van de verzekeraar volgen wij de geldende richtlijnen. Voor nadere informatie verwijzen wij naar de websites van onze beroepsverenigingen: www.lvvp.nl en www.psynip.nl. Daar staat onze beroepscode vemeld.